Zeiterfassung Schweiz: einfach erklärt für KMU

Warum Zeiterfassung überhaupt wichtig ist

Das Arbeitsgesetz schützt Arbeitnehmende vor Übermüdung und zu kurzen Erholungszeiten. Damit das kontrollierbar bleibt, müssen Betriebe nachvollziehbare Unterlagen zu Arbeitszeiten führen.

Für KMU ist Zeiterfassung auch praktisch: Sie verhindert Diskussionen über Plusstunden, Pausen, Schichttausch und Zusatzarbeit. Gute Zeiterfassung ist deshalb nicht nur Kontrolle, sondern Fairness im Alltag.

Der Normalfall: systematische Arbeitszeiterfassung

Systematische Arbeitszeiterfassung ist der Ausgangspunkt. Wenn keine gültige Vereinfachung oder kein gültiger Verzicht passt, sollte vollständig erfasst werden.

Typischerweise müssen Beginn und Ende der Arbeitsphasen, Pausen ab einer halben Stunde, tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Ausgleichs- und Überzeitarbeit nachvollziehbar sein.

• Start und Ende jeder Arbeitsphase
• Lage und Dauer von Pausen ab 30 Minuten
• Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit
• Ausgleichsarbeit, Überzeitarbeit und relevante Zuschläge
• Ruhe- oder Ersatzruhetage, wenn sie für den Fall relevant sind

Die drei Modelle in einfachen Worten

Es gibt drei praktische Situationen: vollständig erfassen, vereinfacht erfassen oder unter engen Bedingungen auf die Arbeitszeiterfassung verzichten.

Vereinfachte Erfassung kommt nur für Personen mit gewisser Autonomie bei der Arbeitszeit in Frage. Ein Verzicht ist die enge Ausnahme: Dafür braucht es unter anderem eine GAV-Grundlage, grosse Autonomie, mehrheitlich selbst festgelegte Arbeitszeiten, ein Bruttojahreseinkommen über 120'000 CHF anteilig bei Teilzeit und eine individuelle schriftliche Zustimmung.

Planung ist nicht dasselbe wie Ist-Zeit

Ein Dienstplan sagt, wie gearbeitet werden soll. Die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich passiert ist. Diese Unterscheidung ist zentral.

Wenn jemand länger bleibt, früher startet, die Pause verschiebt oder eine Schicht tauscht, darf das nicht in der Planung verschwinden. Genau diese Abweichungen machen die Zeiterfassung wertvoll.

Aufbewahrung: mindestens fünf Jahre

Arbeitszeitunterlagen müssen nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Sie sollten so klar aufgebaut sein, dass eine Drittperson den Inhalt versteht.

Das bedeutet nicht, dass jede Firma dieselbe Software braucht. Auch einfache Tabellen, Rapporte oder fixe Schichtpläne mit sauber dokumentierten Abweichungen können je nach Situation funktionieren.

Komplizierte Fälle als Ablauf

In der Praxis sind vor allem Abweichungen wichtig. Diese Mini-Workflows zeigen, was Schritt für Schritt sichtbar bleiben sollte.